Mac OS X 10.4 - Automator

Praxisbeispiel: Serienbrief per E-Mail

Fast jede Textverarbeitung bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Brief mit einer Datenbank zu kombinieren und ein Schreiben in Bezug auf Anrede, Adresse und Gruß, basierend auf dem Adressbestand, individuell zu erstellen. Die Aktionen, die Ihnen für das Programm Mail zur Verfügung stehen, ermöglichen Ihnen den Versand von individuellen E-Mails an eine Gruppe von Empfängern in Ihrem Adressbuch.

1. Die E-Mail und das Adressbuch

Die Aktion Sammel-E-Mails eignet sich sehr gut, um Nachrichten mit einer individuellen Begrüßung an mehrere Empfänger zu verschicken. Diese Aktion benötigt, um ausgeführt zu werden, eine neue E-Mail, der Sie wenigstens einen Betreff und einen Text vorgeben müssen. Im zweiten Schritt wird das Adressbuch abgefragt und nach Personen gesucht, die in eine bestimmte Gruppe eingetragen wurden. Damit die Suche im Adressbuch ausgeführt wird, müssen Sie bei dieser Aktion vorgeben, dass das Ergebnis der vorherigen Aktion (Neue E-Mail) ignoriert wird. Andernfalls versucht der Automator, deren Ergebnis für die Suche zu verwenden, und Sie erhalten eine Fehlermeldung. Anschließend werden mit der Aktion Sammel-E-Mails die zu verschickenden individuellen E-Mails erstellt und schließlich mit E-Mails versenden an die Empfänger verschickt. Sie können diesen Serienbrief leicht mit einem Anhang kombinieren, indem Sie als erste Aktion Ausgewählte Finder Objekte abfragen verwenden. Hierbei wird der neuen E-Mail automatisch die Auswahl im Finder als Anhang übergeben.

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Abbildung 32: Um die Fehlermeldung bei der Suche im Adressbuch zu vermeiden, muss das Ergebnis der Aktion Neue E-Mail ignoriert werden.

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Abbildung 33: Die Aktion Sammel-E-Mails ermöglicht den Versand einer E-Mail an mehrere Empfänger mit einer individuellen Anrede.

2. Als Plug-In für das Druckmenü sichern

In der bisherigen Form können Sie mit den beiden Aktionen entweder PDF-Dateien kombinieren und verschlüsseln oder eine E-Mail an mehrere Empfänger verschicken. Praktisch wäre es, wenn Sie über das Druckmenü einen Workflow aufrufen, der die erstellte PDF-Datei verschlüsselt und diese sofort an mehrere Empfänger verschickt. Hier ist die Fähigkeit des Automators nützlich, in einen Arbeitsablauf andere Workflows zu integrieren. Dadurch können Sie Ihre Arbeitsabläufe weiter modularisieren und auf bereits geleistete Arbeit zurückgreifen. Ferner dient es der Übersichtlichkeit in einem Arbeitsablauf, wenn Sie die Arbeit mit PDF-Dateien in einen eigenen Workflow auslagern.

Workflow »Änderungen vornehmen«

Erstellen Sie einen ersten Arbeitsablauf, der an der PDF-Datei alle gewünschten Änderungen, zum Beispiel ein Wasserzeichen, vornimmt. Als letzten Schritt dieses Arbeitsablaufs erstellen Sie eine Neue E-Mail.

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Abbildung 34: Der erste Arbeitsablauf versieht die PDF-Datei mit einem Wasserzeichen und erstellt eine neue E-Mail, der neben dem vorgegebenen Betreff und dem Text die bearbeitete PDF-Datei als Anhang übergeben wird.

Workflow »Sammel-E-Mail versenden«

Haben Sie diesen Arbeitsablauf für die Bearbeitung der PDF-Datei und die neue E-Mail erstellt, dann speichern Sie ihn auf Ihrer Festplatte. Erstellen Sie einen zweiten Arbeitsablauf, der zum Versand der Sammel-E-Mail genutzt wird. Als erste Aktion wählen Sie aus der Bibliothek Automator die Aktion Arbeitsablauf ausführen. Geben Sie dort den Arbeitsablauf vor, den Sie eben für die Änderungen an den PDF-Dateien erstellt haben. Der zweite Schritt besteht nun darin, dass Sie mit der Aktion »Personen« in »Adressbuch« suchen eine Auswahl aus Ihrem Adressbestand treffen. In Abbildung 34 wurde die im Adressbuch vorhandene Gruppe Automator ausgewählt. Die Kontakte in dieser Gruppe werden an die Aktion Sammel-E-Mails übergeben, die die einzelnen Nachrichten, in diesem Fall mit der PDF-Datei aus Aktion Nr. 1 als Anhang, erstellt. Schließlich werden die so erstellten E-Mails verschickt.

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Abbildung 35: Der erste Arbeitsablauf, der die PDF-Dateien bearbeitet hat, wird in den zweiten zum Versand der E-Mail integriert.

Aktion als Plug-In ablegen

Speichern Sie diese Aktion als Plug-In für: Arbeitsablauf drucken. Der Arbeitsablauf steht Ihnen dann in allen Druckmenüs, die Sie aufrufen, im Punkt PDF zur Verfügung. Wenn Sie einen Druckauftrag an diesen Workflow schicken, wird die so erzeugte PDF-Datei verarbeitet und als Anhang an die Sammel-E-Mail angehängt. Sie können somit direkt aus Ihrem Druckdialog eine verschlüsselte, komprimierte, mit einem Wasserzeichen versehene PDF-Datei an eine Gruppe von Empfängern aus Ihrem Adressbuch zusammen mit einer persönlichen Anrede in der E-Mail verschicken.

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Abbildung 36: Arbeitsabläufe lassen sich auch für das Druckmenü als Plug-In speichern

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Abbildung 37: Plug-Ins für den Arbeitsablauf drucken werden im Ordner PDF Services in der Library gespeichert.

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Abbildung 38: Der als Plug-In gespeicherte Arbeitsablauf steht im Druckmenü unter PDF zur Verfügung.

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Abbildung 39: Als Plug-In gespeicherte Workflows verfügen über ein ähnliches Icon wie ein Droplet, das Sie in AppleScript realisieren.